6 façons pour votre entreprise de réduire ses dépenses de voyage d'affaires

Qu'il s'agisse de rencontrer des clients, d'assister à des conférences ou de conclure des affaires, les voyages d'affaires sont indispensables pour de nombreuses entreprises dans le paysage commercial mondial actuel. Cependant, avec la pression de l'inflation et la hausse des coûts, les coûts des voyages d'affaires ont également tendance à augmenter. Si votre entreprise examine également vos coûts opérationnels associés aux voyages d'affaires et cherche des moyens de les réduire, voici quelques moyens qui pourraient vous aider à réduire les coûts des voyages d'affaires.

1. Planifiez à l’avance

Étant donné la nature des voyages d'affaires, il est parfois impossible de faire autrement que de voyager à la dernière minute. Malheureusement, les voyages de dernière minute s'accompagnent souvent de coûts gonflés. Dans la mesure du possible, planifiez à l'avance et réservez vos vols et votre hébergement bien à l'avance pour bénéficier de prix moins chers et d'éventuelles offres promotionnelles. De plus, des dates de voyage flexibles peuvent vous aider à obtenir de meilleures offres, car les prix ont tendance à fluctuer en fonction de la demande.

2. Rechercher des alternatives aux options de transport

Prendre l'avion vers les grands aéroports est pratique, mais cela revient parfois beaucoup plus cher que de prendre l'avion vers un aéroport plus petit. Envisagez également l'option d'un vol direct avec escale. Bien entendu, cela peut entraîner plus d'inconvénients et un temps de trajet plus long. Il est donc important d'évaluer et de prendre en compte les compromis lors du choix de l'itinéraire.

Envisagez également d'autres moyens de transport si possible. Le train est parfois une bonne alternative (si possible). Bien que le trajet soit plus long, il est souvent moins cher et vous pourrez effectivement accomplir plus de travail en cours de route plutôt que de prendre l'avion.

3. Évaluez le coût total du voyage

Il est souvent facile d’examiner les coûts de voyage individuellement, mais les petits détails s’additionnent. Les billets d’avion pour une date de voyage donnée peuvent être moins chers, mais les chambres d’hôtel pour cette période de séjour peuvent s’avérer plus chères. Ou encore, il peut être moins cher de prendre l’avion jusqu’à un aéroport, mais plus cher de se rendre de cet aéroport au centre-ville. Lors de l’évaluation des dates de voyage et des options de voyage, il serait utile que la proposition de voyage d’entreprise inclue le coût total prévu du voyage plutôt que d’évaluer les postes individuels.

4. Envisager la nécessité d’une agence de voyages d’entreprise

Les grandes entreprises ont souvent recours à une agence de voyages d'entreprise pour les aider à gérer et à effectuer les réservations de vols et d'hôtels. Les agences de voyages d'entreprise ont souvent accès à des tarifs de vols et d'hébergements moins chers, ce qui peut être utile pour dénicher les meilleures offres. De plus, le recours à une agence de voyages peut libérer le temps que les employés devraient autrement consacrer à la recherche de vols et d'options d'hébergement.

Cependant, les agences de voyages d'affaires facturent souvent des frais. Si votre entreprise est une petite entreprise qui n'effectue pas beaucoup de voyages d'affaires, il peut être plus coûteux de faire appel à une agence de voyages d'affaires.

De plus, les agences de voyages ne garantissent pas toujours les prix les plus bas, car cela dépend aussi en grande partie des accords qu'elles ont conclus avec leurs partenaires aériens et hôteliers.

5. Utilisez les eSIM de voyage à la place de l'itinérance des données

L’utilisation de cartes eSIM de voyage à la place de l’itinérance des données est une solution simple pour les entreprises qui souhaitent réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires. Les voyageurs d’affaires devront consulter leurs e-mails, travailler en déplacement, accéder à Internet pour les réunions avec les clients et rester disponibles au cas où les clients auraient besoin de les appeler. L’itinérance des données a toujours été un moyen privilégié par les voyageurs d’affaires pour rester connectés en raison de la commodité qu’elle apporte. Cependant, l’itinérance des données a un prix assez élevé.

Les eSIM de voyage sont une excellente alternative, offrant un niveau de commodité similaire aux voyageurs, tout en permettant des économies allant jusqu'à 75 %. Avec les eSIM de voyage, les voyageurs n'ont pas besoin de se soucier d'obtenir une carte SIM locale, et ils peuvent facilement installer l'eSIM sur leur appareil en scannant simplement un code QR. Ils peuvent également garder leur ligne principale active et rester joignables, tout en utilisant les données de leurs eSIM de voyage.

6. Optimisez la gestion des frais de déplacement

La gestion des frais de déplacement est un processus long et fastidieux, tant pour la personne qui soumet ses demandes de remboursement que pour celle qui les traite. Recherchez des solutions qui peuvent vous aider à rationaliser la gestion de vos frais de déplacement.

L’une de ces solutions consiste à s’associer à un fournisseur de cartes eSIM qui vous permettra de gérer vos dépenses de voyage liées aux données via un portail centralisé. Grâce à un portail de gestion centralisé des cartes eSIM, les cartes eSIM peuvent être achetées de manière centralisée et délivrées aux voyageurs selon leurs besoins, réduisant ainsi la nécessité de soumettre et de traiter des demandes de remboursement pour les dépenses liées aux données. Les entreprises seraient également en mesure de mieux gérer leurs budgets pour ces dépenses.

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Si vous cherchez une solution pour mieux gérer les frais de déplacement de votre organisation, ne cherchez pas plus loin. Nomad'sSolution eSIM pour les entreprisespeut vous aider à réduire vos coûts et à rationaliser vos opérations en matière de dépenses liées aux données. Vous pouvez également analyser la quantité de données nécessaires lors d'un voyage d'affaires type, ce qui vous permet de trouver des opportunités d'optimisation supplémentaire des coûts.

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